¿Campana y se acabó? Manejando el timeboxing


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Nos ha pasado sí, nos ha pasado. Una reunión con un timeboxing de 1 hora ha empezado tarde, hemos perdido 15 minutos hasta meternos en la reunión, y empezar a ser productivos, y cuando llega la hora de finalizar, apenas tenemos los resultados esperados. Suena la campana, pero la sesión continua, mientras los participantes jalean, “venga, vamos que ya queda poquito, estamos acabando”.

 

El problema se hace crónico y se hace costumbre, y al final, todas las reuniones se salen del timeboxing, ¿es grave doctor?

 

La principal cuestión es que no debería haberse permitido que se sobrepasara la primera vez. Es labor del scrum master buscar soluciones para cumplir el timeboxing siempre. Llega a ser un problema grave del scrum master si no solo permite que ocurra una vez sino que por costumbre las reuniones y sesiones se extiendan más de lo establecido.

 

Como scrum masters, facilitadores y conocedores del equipo y el entorno, debemos buscar la forma para solucionar este problema.

 

Algunas soluciones que yo propuse, algunas probadas con éxito y otras por probar, os las dejo aquí. Tanto si os funcionan, como si no hacédmelas llegar.

 

  1. Instalar un contador descendente visible. Todo el mundo debe ser conocedor de los márgenes de tiempo en los que nos movemos. Eso proporcionará una mejor gestión de tiempo.
  2. Informar periódicamente del tiempo restante. Los miembros de la reunión que tengan algo importante que decir se apresurará a hacerlo antes de que el tiempo expire.
  3. Ir cambiando de punto de la reunión aunque este no esté cerrado si el equipo no consigue avanzar. Puede volverse a él al final de la reunión si sobra tiempo, y quizás para ese momento el esquema mental de los participantes esté más abierto al acuerdo.
  4. Ambientar las reuniones con música de fondo. Cuando el tiempo expira la música para. Tras varias sesiones la gente ha asociado como fuera de lugar hablar sin música. Llamadme loca, pero funciona.
  5. Terminar las sesiones con una canción concreta. Tanto si hemos trabajado con música de fondo como si no. El equipo asume que la canción cierra el timebox y nadie se atreverá a interrumpirla.
  6. Si incluso así, no se consiguen mantener los tiempos de cajas de los eventos, asigne esa responsabilidad cada vez a un participante. Con esto obtenemos dos beneficios: uno, que si la responsabilidad de gestionar los tiempos recae en alguno de los participantes que suelen dificultar los cierres de reuniones, en esa ocasión no lo hará. La segunda es que conseguimos que todos los participantes comprendan la dificultad de concluir las reuniones y cumplir con el timebox. De esta manera, empatizarán con el siguiente encargado que tenga la misión de cierre la próxima vez.

No obstante, este tema debería trasladarse a las retrospectivas o reuniones de lecciones aprendidas, la mejor forma de encontrar una solución, es poner al equipo a pensar en ello.

 

 


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